La Direction de SOLIFORM déclare officiellement sa politique de confidentialité, celle-ci étant documentée, appliquée, maintenue et annoncée à tous les niveaux de la structure de la société, et mise en disposition des partiеs prenantes.
SOLIFORM considère la protection des données personnelles de ses employés, partenaires et clients comme un élément d`importance primordiale dans l`exécution et le développement de ses activités.
Qui traite et qui est responsable de vos données personnelles?
- SOLIFORM est une société inscrite au Registre du commerce de l`Agence de registre avec la carte UIC 205499107, qui collecte, traite et stocke vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente politique et du Réglement (UE) 2016/679.
- SOLIFORM est responsable du traitement des données personnelles au sens de la Loi sur la protection des données personnelles et du Réglement (UE) 2016/679.
- Vous pouvez nous contacter à notre siège social:
Sofia 1532, Kazitchéné, Zone industrielle Kazitchéné – Ouest
Tél.: 02/ 419 19 19
La Direction de SOLIFORM s`engage à:
- Respecter les législations internationale, européenne et nationale, qui réglementent le traitement et la protection des données personnelles.
- Définir les réglements et les objectifs de la société pour assurer une amélioration continue dans le domaine de la protection des données personnelles des employés, des partenaires et des clients, et effectuer une évaluation annuelle du statut des activités et des processus liés au traitement des données personnelles.
- Appliquer toutes les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin d`empêcher tout accès non autorisé, illégal et/ou malveillant aux informations constituant des données personnelles.
- Traiter les données personnelles stockées dans le seul but d`identifier de manière unique les personnes physiques lors de l`établissement de relations professionnelles ou commerciales actuelles ou futures. Le traitement des données est dû au respect des obligations statuaires du responsable du traitement, découlant des exigences de la législation ou du consentement explicite de la personne concernée, ou encore du traitement nécessaire pour remplir les obligations d`un contrat dont la personne concernée est une partie, ainsi que pour les actions préalables à la conclusion du contrat et entreprises à la demande de la personne.
- Traiter les données personnelles par un ensemble d`actions automatisées ou manuelles comme la collecte, l`enregistrement, l`organisation, le stockage, l`adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l`utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion, la mise en disposition, l`actualisation ou la combination, le blocage, l`effacement et la destruction, en respectant les principes suivants:
- Légalité et intégrité du traitement des données personnelles;
- Traitement des données personnelles pour des buts concrets, explicitement énoncés et legitimes;
- Proportionnalité du traitement des données personnelles;
- Pertinence des données personnelles collectées qui n`excèdent pas ce qui est nécessaire pour les buts du traitement;
- Actualité et authenticité des données personnelles traitées;
- Stockage pendant une période n`excédant pas celle qui est nécessaire pour les objectifs de la collecte;
- N`annoncer les données personnelles traitées qu`auprès les catégories de personnes suivantes:
- Les personnes concernées;
- Les personnes dont le droit d`accès est prévu dans un acte normatif;
- Les personnes dont le droit d`accès découle d`un contrat.
- Assister lors de l`exercice des droits des personnes, à savoir:
- Le droit d`information sur les données qui identifient le responsable du traitement et son représentant, les objectifs du traitement des données, les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données peuvent être divulguées, le caractère obligatoire ou volontaire de la divulgation des données ainsi que les conséquences provenant du refus de leur mise en disposition;
- Le droit d`accès aux données qui les concernent. Dans les cas où l`accès aux données peut révéler les données personnelles d`un tiers, le responsable du traitement est obligé de donner un accès partiel, sans révéler les données du tiers;
- Le droit de supprimer, de corriger ou de bloquer les données personnelles dont le traitement n`est pas conforme à la Loi de protection des données personnelles, ainsi que le droit de demander à informer les tiers auxquels les données de la personne concernée ont été révélées, de toute suppression, correction ou blocage effectué, sauf lorsque ceci est impossible ou implique un effort excessif;
- Le droit de contester auprès du responsable le traitement des données personnelles, en présence d`une base légale, ainsi que le traitement et la révélation des données personnelles à des tiers pour les buts d`un marketing direct. Le droit d`être informée avant que ses données personnelles soient divulguées pour la première fois à des tiers ou bien utilisées par ceux-ci pour les buts d`un marketing direct;
- Le droit de protection – auprès de la Commission pour la protection des données personnelles (https://www.cpdp.bg/) et auprès d`un Tribunal.
Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles?
- Pour exécuter un contrat ou bien dans le cadre de relations précontractuelles
Nous traitons vos données d`identification afin de fournir les produits et les services que vous avez demandés et que vous utilisez chez nous, remplir les obligations contractuelles et précontractuelles ainsi que bénéficier des droits découlant des contrats signés avec vous.
Le traitement a pour objectif :
- L`identification du client, du partenaire, du candidat à un emploi, de l`employé;
- La gestion et l`exécution de vos commandes, ainsi que l`exécution des contrats pour des produits et des services;
- La préparation de devis pour la conclusion d`un contrat;
- La facturation des produits et/ou des services que vous avez demandés chez nous;
- Effectuer tout le service qui vous soit nécessaire et collecter les montants dus pour les produits et les services délivrés;
- Toute assistance technique nécessaire pour maintenir les services fournis;
- La préparation de projets de contrat, l`utilisation de services courrier pour l`envoi d`informations renégociées et de projets de contrat; le traitement de refus de marchés;
- L`envoi de différents types de notifications, liées aux produits et aux services fournis par nous, ou concernant certains problèmes et erreurs. L`envoi de réponses à vos demandes, plaintes ou propositions;
- L`élaboration de données statistiques concernant nos ventes, services, clients, etc.
- Le traitement d`information par le responsable, lors de la signature d`un contrat, la mise en oeuvre, l`acceptation et le paiement;
- L`exécution du service après-vente;
- L`établissement et la gestion de relations de travail;
- Le paiement du salaire, etc.
- Le respect des obligations réglementaires
Nous traitons vos données d`identification et d`autres données personnelles afin de respecter certaines obligations réglementaires, comme:
- Fournir des informations à la Commission pour la protection des données personnelles, en relation avec des obligations réglementaires prévues dans La Loi sur la protection des données personnelles, Le Réglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, etc;
- Obligations prévues dans le Code du travail, le Code de sécurité sociale, le Code de procédure fiscale et sociale, la Loi sur la comptabilité, la Loi sur l`assurance maladie ainsi que dans d`autres actes normatifs, dans le cadre de la tenue d`une comptabilité et des relations de travail appropriées et légales;
- Fournir des informations au Tribunal et à tiers, au cours d`une procédure devant un tribunal, conformément aux exigences des actes normatifs de procédure applicables.
- Après votre consentement
Dans un certain nombre de cas nous ne traitons vos données personnelles qu`après votre consentement écrit. Le consentement est une autre raison pour le traitement de vos données personnelles et ses buts sont différents des objectifs énumérés dans la présente politique. Après réception de votre consentement et jusqu`au moment de son retrait ou la résiliation des relations contractuelles avec vous :
- Nous rédigeons des propositions pour des produits/services fournis par SOLIFORM, qui sont convenables pour vous;
- Des propositions pour des produits/services fournis par des partenaires de la société sont rédigées, en traitant vos données personnelles principales.
Les types de données que nous traitons:
- noms, numéro civil unique ou bien numéro personnel étranger, adresse permanente;
- courrier électronique, lettres, information concernant plaintes et demandes;
- d`autres commentaires que nous recevons de vous;
- coordonnées personnelles – adresse de correspondance, numéro de téléphone, e-mail;
- préférences à l`égard des services que nous vous accordons;
- si vous postulez pour un emploi chez nous, nous allons vous demander vos coordonnées (e-mail, numéro de téléphone) ainsi que des informations concernant votre éducation et votre emploi précédent, afin d`estimer si vous remplissez les conditions de base pour occuper nos postes vacants;
- si vous commencez à travailler chez nous, nous allons vous demander les données requises par la Loi en cas de relation de travail (Ordonnance № 4 du 11.05.1993г.).
Quand est-ce que nous effaçons vos données personnelles:
En général, nous cessons d`utiliser vos données personnelles à des fins contractuelles commerciales après la résiliation du contrat, mais nous les gardons pendant un an après la résiliation ou jusqu`au réglage définitif de toutes les obligations financières et l`expiration des obligations réglementaires concernant le stockage des données: conformément à la Loi sur la comptabilité pour le stockage et le traitement de données comptables (11 ans), expiration des délais prévus pour réclamations et réglementés par la Loi sur les obligations et les contrats (5 ans), obligations pour la fourniture d`informations au Tribunal et aux authorités publiques compétentes, ainsi que d`autres raisons prévues par la législation en vigueur (5 ans). Veuillez noter que nous n`allons pas effacer ou anonymiser vos données personnelles dans le cas où celles-ci sont nécessaires pour des procédures judiciaires administratives ou contentieuses.
L`exigence légale concernant le stockage de données dans le cadre des relations de travail prévoit une période jusqu`à 50 ans, en fonction du type de données.
Procédure pour l`exercice des droits des personnes physiques, conformément à l`article 15-22 du Réglement (UE) 2016/679:
- Les personnes physiques exercent leurs droits, en soumettant personnellement ou par l`intermédiaire d`une personne authorisée, une demande écrite auprès du responsable du traitement, celle-ci comportant au moins l`information suivante:
- Nom, adresse et d`autres données d`identification de la personne physique respective;
- Description de la demande;
- Forme préférée de communication;
- Signature, date de soumission du document et adresse de correspondance;
- Si la demande est soumise par une personne authorisée, elle doit être accompagnée du document de procuration respectif.
- La soumission de la demande et la fourniture d`information sont gratuites.
- La demande peut être soumise également par voie électronique, conformément à la Loi sur les documents électroniques et la signature électronique.
- Le délai d`examen de la demande et de prise de décision est 14 jours à compter du jour suivant celui de soumission de la demande, et 30 jours lorsqu`il est nécessaire plus de temps pour la collecte des données demandées.
- Le responsable du traitement rédige une réponse écrite qu`il annonce au demandeur personnellement – contre signature ou bien par courrier avec accusé de réception, en respectant la forme préférée de fourniture d`information du demandeur.
Conséquences du refus de fournir des données personnelles:
- Le consentement explicite des personnes physiques dont les données sont traitées n`est pas toujours nécessaire, si le responsable du traitement dispose d`une autre base légale pour le traitement de données personnelles – par exemple une obligation réglementée, liée aux exigences du Code du travail, du Code de sécurité sociale, de la Loi sur la comptabilité et d`autres actes normatifs en vigueur.
- Les données requises par le responsable du traitement sont conformées aux objectifs de la collecte et du traitement (l`établissement de relations de travail ou de relations commerciales) et ont un caractère obligatoire. Dans le cas de refus d`une fourniture volontaire des données personnelles requises, SOLIFORM ne sera pas capable de réaliser l`objet des relations.
- Le traitement de données personnelles pour des fins qui ne sont pas réglementées mais sont effectuées à la base du consentement écrit de la personne physique, peut être suspendu, bloqué et effacé à tout moment, sur retrait écrit du consentement. Le refus de fournir des données personnelles pour de tels objectifs n`aura pas de conséquences pour la personne physique.
La direction de SOLIFORM s`engage, par une amélioration constante de sa Politique et par des mesures adéquates, à créer et maintenir les conditions nécessaires pour la protection des données personnelles collectées et traitées de ses employés, clients et partenaires.